Unter der automatisierten Bearbeitung von Reklamationen (Lieferungen und Verzug) versteht man die Fähigkeit, Prozesse zur Bearbeitung von Reklamationen – wie Lieferverzögerungen, fehlerhafte Lieferungen oder Mengenabweichungen – mithilfe digitaler Systeme zu automatisieren. Diese Automatisierung umfasst die Erfassung, Klassifizierung und Bearbeitung von Reklamationen, sodass alle Schritte standardisiert und effizient abgewickelt werden können.

In der Einkaufsorganisation ermöglicht eine automatisierte Reklamationsbearbeitung, dass eingehende Reklamationen direkt in das System eingepflegt und anhand vordefinierter Kriterien klassifiziert werden. Bei Lieferverzögerungen können zum Beispiel automatische Benachrichtigungen an die betroffenen Abteilungen und Lieferanten gesendet sowie Folgemaßnahmen, wie das Anpassen der Bestellmengen oder das Einleiten von Alternativbeschaffungen, eingeleitet werden. Für fehlerhafte Lieferungen kann ein automatisierter Workflow zur Rücksendung oder Gutschrift aktiviert werden.

Durch den Einsatz solcher Systeme werden Bearbeitungszeiten verkürzt, und der gesamte Prozess wird transparenter und weniger fehleranfällig. Gleichzeitig sorgt die Automatisierung dafür, dass alle relevanten Informationen und Kommunikationsschritte zentral dokumentiert sind und jederzeit nachvollzogen werden können. Eine effiziente Reklamationsbearbeitung stärkt die Beziehungen zu den Lieferanten und hilft dem Einkauf, die Lieferqualität und Termintreue kontinuierlich zu verbessern.