Unter Datenbasierter Analyse versteht man im Einkauf die Fähigkeit, Entscheidungen auf der Grundlage fundierter Daten und deren detaillierter Auswertung zu treffen. Diese Kompetenz umfasst das Sammeln, Strukturieren und Aufbereiten von Einkaufsdaten, die aus diversen Quellen stammen, wie Bestellvorgängen, Lieferantenbewertungen, Marktpreisen und Vertragslaufzeiten. Die Daten müssen in einer strukturierten Form vorliegen, sodass sie für tiefergehende Analysen genutzt werden können. Für diese Analysen kommen spezialisierte Softwarelösungen wie ERP-Systeme, Business-Intelligence-Tools (BI) und Datenanalysetools zum Einsatz.

Eine wichtige Fähigkeit besteht darin, diese Tools optimal zu bedienen und so datenbasierte Entscheidungen effizient zu unterstützen. Mit der datenbasierten Analyse lassen sich Prognosen erstellen, z. B. zu Preisentwicklungen, Kapazitäten von Lieferanten oder potenziellen Lieferengpässen. Dadurch können proaktive Maßnahmen ergriffen und strategische Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden.

Ein wesentlicher Aspekt der datenbasierten Analyse ist die Risikobewertung: Daten über Lieferantenabhängigkeiten oder mögliche Engpässe erlauben es, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Hierzu gehört beispielsweise das Ermitteln alternativer Lieferanten oder die Anpassung von Lagerbeständen, um Risiken in der Lieferkette zu minimieren.