Unter der automatisierten Dokumentation und Archivierung versteht man im Bereich Q-Kontrolle die Fähigkeit, alle relevanten Qualitätsunterlagen digital und systematisch zu erfassen, zu speichern und jederzeit abrufbar zu machen. Dies umfasst die elektronische Erfassung und Strukturierung von Dokumenten, sodass sie automatisiert archiviert und bei Bedarf schnell und einfach gefunden werden können.

Automatisierte Systeme reduzieren den Aufwand für manuelle Eingaben und verringern dadurch die Fehleranfälligkeit sowie den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben. Gleichzeitig erhöht sich die Transparenz der Einkaufsprozesse, da wichtige Dokumente lückenlos nachverfolgt werden können. Auch gesetzliche Anforderungen und Compliance-Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten – etwa steuerliche oder regulatorische Anforderungen – werden durch automatisierte Archivierungssysteme sichergestellt.

Moderne Einkaufsorganisationen setzen häufig auf ERP-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die die Archivierung nahtlos in bestehende Prozesse integrieren. Dies ermöglicht, dass Bestellungen, Rechnungen und andere Einkaufsdokumente direkt digitalisiert und in den Workflow eingebunden werden. Automatisierte Dokumentation und Archivierung unterstützt zudem eine digitalgestützte Lieferantenbewertung, da alle Dokumente strukturiert gespeichert und für die spätere Analyse leicht zugänglich sind.