Unter Automatisierter Dokumentation und Archivierung versteht man in einer Einkaufsorganisation die Fähigkeit, Dokumentations- und Archivierungsprozesse digital und automatisiert durchzuführen. Ziel ist es, Einkaufsunterlagen wie Verträge, Bestellungen, Rechnungen und Ausschreibungsunterlagen effizient zu erfassen, systematisch zu speichern und ihre Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Durch automatisierte Systeme können diese Dokumente jederzeit schnell abgerufen werden, was die Transparenz und Effizienz im Beschaffungsprozess erheblich steigert.

Automatisierte Archivierung reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen, minimiert Fehler und senkt den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben erheblich. Sie bietet zudem die Sicherheit, dass gesetzliche Anforderungen zur Dokumentenaufbewahrung, insbesondere hinsichtlich Steuer- und Compliance-Vorgaben, zuverlässig eingehalten werden. Unternehmen integrieren dazu häufig automatisierte Archivierungsprozesse in ihre ERP- oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS), wodurch Dokumente nahtlos in den Geschäftsprozess eingebunden und digital verarbeitet werden können.

Insgesamt ermöglicht die automatisierte Dokumentation eine reibungslose Ablage und eine optimierte Datenstruktur, die für alle Beteiligten zugänglich ist und so das kollaborative Arbeiten im Einkauf unterstützt.