Unter Automatisierter Dokumentation und Archivierung versteht man in einer Einkaufsorganisation die Fähigkeit, Dokumentations- und Archivierungsprozesse durch den Einsatz digitaler Systeme zu automatisieren. Diese Kompetenz umfasst die strukturierte und effiziente Datenspeicherung sowie die Rückverfolgbarkeit sämtlicher Einkaufsunterlagen, wie Verträge, Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Ausschreibungsunterlagen. Durch die elektronische Erfassung und systematische Speicherung in automatisierten Systemen können Dokumente jederzeit schnell gefunden und abgerufen werden, was Transparenz und Effizienz erhöht.

Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und verringert den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben. Zudem ermöglicht sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten, vor allem in Bezug auf Steuer- und Compliance-Anforderungen, durch standardisierte und nachvollziehbare Prozesse. Viele Unternehmen integrieren ihre automatisierten Archivierungssysteme in ERP-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS), wodurch eine nahtlose Digitalisierung und Einbindung der Dokumente in den gesamten Geschäftsprozess gewährleistet wird.