Die Wartungsplanung wird teilweise noch mit Planungsboards auf Excel-Basis erstellt, die jedoch vor der Ablösung stehen. Neue digitale Systeme suchen sich eine freie Ressource und ordnen diese den Kunden zu.
Die im System abgelegten Wartungsverträge beinhalten die Wartungsintervalle und müssen in den digitalen Systemen hinterlegt werden. Wichtig sind Vorwarnfunktionen, die auf anstehende Wartungen erinnern. Zum Einsatz kommen in diesem Zusammenhang Module von SAP S/4 Hana. Auch eine CRM-Anbindung der Wartungsplanung ist möglich, in der Praxis häufig aber schwer umzusetzen.