. Hierunter versteht man die digitale Erfassung und Verarbeitung von papiergebundenen Dokumenten. Im Einzelnen geht es hier um die Erfassung von Mitarbeiterdaten aus Arbeitsverträgen, Gehaltsdaten, Urlaubs- und Krankheitszeiten oder Leistungsbewertungen. Diese Daten müssen regelmäßig aktualisiert und verwaltet werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Erfasste Daten dienen als Grundlage für Berichte und Analysen, die für strategische Entscheidungen in der Personalverwaltung wichtig sind.

Für die Erfüllung dieser Aufgaben bedarf es grundlegender IT-Kenntnisse in der Nutzung der Standardsoftware sowie die Fähigkeiten im Umgang mit Datenbanken und HR-Management-Systemen (HRMS)/HR-Softwarelösungen. Die Daten müssen analysiert werden, Berichte sind zu erstellen.

Es bedarf in der Personaladministration auch der Fähigkeit, eine manuelle Datenerfassung zu digitalisieren. Prozesse sind in digitale Prozesse überführen. Es muss die Kompetenz aufgebaut werden, zu erkennen, wie digitale Prozesse eingeführt werden können. Dann müssen die digitalen Prozesse beherrscht werden, manuelle Datenerfassungen sind kontinuierlich zu reduzieren.
Auch der Bewerberprozess sollte vollständig digital laufen. Es ist auch daran zu denken, dass Vertragsdokumente zukünftig verstärkt digital versendet werden. Häufig werden Verträge noch in Papierform versendet und handschriftlich unterzeichnet. Hintergrund sind die rechtlichen Anforderungen an die Gültigkeit einer elektronischen Signatur. Insgesamt ist zu sagen, dass in der Personaladministration die Fähigkeit bestehen muss, kontinuierlich zu hinterfragen, wie durch Digitalisierung Effizienz erreicht werden kann. Eine Restkompetenz für papiergebundene Prozesse muss vorläufig noch erhalten bleiben.