Handgeschriebene  Berichte sind nicht mehr sinnvoll, besser sind kurze, mit sinnhafter, sparsamer Datenmenge/Fotodokumentation digital aufgebaute Dokumentationen. Die Auswertbarkeit und die einfache Befüllung der Daten sind wichtig, ebenso ein Freitextfeld. Verschiedene Quellen/Kanäle zu Service-Themen müssen zusammengeführt werden, z.B. in den Datenmanagementprogrammen. Bsp.:  Serviceberichte werden im Word-Format erstellt, weitere Daten befinden sich im CRM. Die Datenbasen müssen zusammengeführt werden.
Fehlerbäume werden im System erstellt. Über verschiedene Quellen (ERP etc.) wird ein "Service GPT" darüber gelegt, um die Daten zu suchen und zusammenzustellen.